En cateringycocteles.com queremos darte algunos consejos sobre cómo planificar un evento corporativo perfecto. Hay muchos aspectos a tomar en cuenta, como la ubicación, decoración, comida, bebidas, entre otros.

Si estás planificando una celebración para tu empresa, tendrás muchas responsabilidades. Hay muchas reglas que recordar y cosas que ejecutar. Sigue leyendo y aprende más sobre este tema.

Primeros aspectos tomar en cuenta

Cuando planificas cualquier tipo de celebración, la comida es básica. Es una de las primeras cosas que debemos decidir al contratar un servicio de catering.

Es básico conocer a tus invitados y tomar nota de sus alergias, de creencias religiosas que pueden limitarlos en cuanto a alimentos que pueden consumir y de preferencias.

Por ejemplo, debes saber si alguno de tus invitados es alérgico al gluten, a las nueces o si hay veganos o vegetarianos.

Estas son piezas de información importante, porque si hay alguna persona que no puede comer alguno de tus platos puede crear una situación incómoda.

El escenario es importante. Un evento corporativo puede variar desde un almuerzo de negocios hasta una fiesta de Navidad, pasando por coffee breaks, desayunos y otras celebraciones más informales.

Del escenario también dependerá el tipo de bebidas que sirvas. Las bebidas también son importantes, deberás decidir entre bebidas con y sin alcohol.

Así como las cantidades que servirás, esto dependerá de la hora y duración del evento, así como de la cantidad de invitados.

Lo mejor es moderar las opciones de bebidas para evitar gastos. Además, no querrás servir demasiado alcohol, ya que es una celebración empresarial y se deben mantener siempre formalismos.

Cómo planificar un evento corporativo perfecto

La planificación es clave para que un evento tenga éxito. Necesitas tiempo y apoyo, de un día para otro no podrás planificar una celebración, necesitas apoyo para tener un plan y para que la conmemoración se desarrolle a la perfección.

A continuación te diremos qué debes hacer y qué no en una celebración. Mencionaremos algunas tendencias. Así como un checklist de lo que debes hacer para una buena planificación.

Tomando todo esto en cuenta conseguirás organizar un buen evento que todos recordarán.

Lo que debes hacer

Si el evento corporativo es de toda la empresa debes invitar a todos los empleados. Desde los empleados de limpieza hasta los altos ejecutivos. Esto debe aplicar a las fiestas de Navidad, aniversarios de la empresa, entre otros.

Pero, si se trata de un almuerzo de negocios o una celebración propia de un departamento específico la cantidad de invitaciones será limitada.

Dale a las personas algo que esperar de tu evento. Es decir, deja que todos sepan que va a ser algo divertido. Y evita que piensen que será otra reunión aburrida de negocios.

Es básico planificar por adelantado toda la celebración, y contratar un servicio de catering para empresas que sea tu apoyo en todo momento. Tienes que contar con un servicio que se encargue del diseño, planificación y producción del evento.

Con el servicio adecuado podrás decidir la variedad de comidas que servirás, como canapés, desayunos, almuerzos y aperitivos. La escogencia de la comida dependerá de si es un desayuno empresarial o una fiesta de Navidad, por mencionar dos ejemplos.

Ideas y tendencias para eventos corporativos

No todos los eventos tienen que ser iguales, hay tendencias en este tipo de eventos que podrían servirte al momento de organizar una celebración.

• Detalles vintage: yuxtaponer piezas vintage y elegantes con elementos modernos y profesionales te ayudará a crear un espacio único. Por ejemplo, guindar bombillas grandes desde el techo es una excelente opción, servirá para decorar e iluminar al mismo tiempo, le dará un toque especial a tu evento.
• Estaciones de comida y mini postres: Las estaciones con pequeños bocados de comida crean una mejor experiencia culinaria. Esto ayudará a mantener a las personas caminando y mezclándose en lugar de estar sentados durante todo el evento. Además, un bar de mini postres es un complemento perfecto para la fiesta, les permite a tus invitados comer algo dulce mientras siguen socializando.
• Colores de la marca: al ser un evento corporativo puedes incluir los colores de tu marca en la decoración. Combina la decoración, los arreglos y las mesas e incluso la comida con estos tonos.
• Coctelería interactiva: logra que tus invitados se involucren con cócteles interactivos en tu evento. Puedes darle a los asistentes la opción de escoger entre distintos licores nacionales y extranjeros.
• Áreas sociales de lounge: la idea de cualquier evento es que haya buenas conversaciones y experiencias con excelentes personas. Por lo que una tendencia es colocar áreas tipo lounge, que inviten a socializar. Son espacios con cojines, sillones y mesas cómodas.
• Arreglos florales sostenibles: flores silvestres o sencillas son una excelente opción para decorar y una solución sostenible.
• Punto focal: crea un punto focal que impresione a los invitados. Puede ser algo referente a los inicios de tu compañía. Por ejemplo, si vendes automóviles puedes rentar un auto antiguo y colocarlo en la entrada de la fiesta.

Lo que no debes hacer

Evita escoger una fecha que no funcione para todos los empleados. Por ejemplo, si hay una gran presentación al día siguiente, no deberías hacer un gran evento, ya que algunos empleados tendrán que faltar a la fiesta. Escoge el día dependiendo de los invitados de honor, bien sean empleados o clientes.

Si es un evento grande evita que sea en la oficina. Este sitio es dónde trabajan y no muchos lo podrán asociar con diversión. Lo mejor es rentar un espacio distinto, que puedas decorar y dónde todos estén cómodos. Sin embargo, si es un evento pequeño como un desayuno corporativo, si puede ser en la oficina.

Nunca cobres entrada. Si es un evento corporativo, lo estás organizando tú como empresa, por lo que no debes pedir a tus clientes, empleados o invitados alguna colaboración en la entrada.

Nunca invites a empleados que hayas despedido recientemente. Lo que sí es buena idea es invitar a aquellos que se hayan jubilado o retirado, que hayan estado mucho tiempo en la empresa.

Checklist para tu evento corporativo

Cuando decidas hacer un evento corporativo lo primero es comenzar la planificación tan pronto como puedas. Debes pedir presupuestos, esperar confirmaciones, y más. Por lo que, es básico que hagas listas.

Marca las tareas de acuerdo a su urgencia. Lo ideal es que comiences a planear con al menos tres meses de anticipación, para que así tengas múltiples opciones de lugares y empresas de catering. Eso aliviará mucho la carga del proyecto.

Crea equipos para el evento. Si tu compañía no tiene un equipo para la organización de eventos, este puede ser un buen momento para crear uno.

Escoge a las personas que organizarán dependiendo de sus habilidades. Serán de mucha ayuda para establecer presupuestos, hacer la lista de invitados, entre otras tareas.

Luego, es momento de establecer un presupuesto. Determina cuánto dinero puedes gastar lo más pronto posible, esto tendrá un impacto en el tipo de evento que organizas. Si hay mucho dinero disponible el evento puede ser más grande.

Y, no olvides tener un dinero en reserva por si sucede algo inesperado.

Decide el tipo de evento que organizarás, si es de alto o bajo impacto; de día, de noche o ambos; si es una cena, si solo habrá canapés o ambos.

Sobre dónde será el evento, al decidir toma en cuenta la capacidad, ubicación, facilidades y flexibilidad.

Una de las cosas que debes preguntarle a tu servicio de catering es si al finalizar el evento ellos organizan la limpieza.

Lo siguiente será escoger un tema para su fiesta. Ya mencionamos algunas tendencias, así que puede tomarlas en cuenta al momento de organizar.

Esto le añadirá emoción al evento, decora de acuerdo a un estilo o tema. Lo mejor es que contrates a un profesional para que haga esto.

Recomendaciones para organizar eventos

• Ten un calendario para mantenerte organizado. Determina lo que necesitas, las prioridades y las fechas tope.
• Incluye toda la información necesaria en la invitación. Puedes enviar la invitación por correo, pero respeta siempre cierto protocolo. Deja claro todo sobre el evento, si pueden llevar a su pareja, niños y el tipo de vestimenta recomendada.
• Provee lugar de estacionamiento. Si no hay espacio para dejar el auto muchos no irán a tu evento. Si necesita valet parking organiza eso con anticipación, lo mejor es que sea gratis.
• Asegúrate que haya alguien para recibir a los invitados. Debe haber un comité para darle la bienvenida a los invitados.
• Lo recomendado es que el final de la fiesta sea una hora después del postre. Mientras las personas se van también debe haber alguien despidiéndose.

Si necesitas ayuda puedes contactarnos y con gusto te ayudaremos a lo largo de todo el proceso de planificación.

Planificar un evento corporativo perfecto puede ser un trabajo complicado, por eso lo mejor es contar con el apoyo correcto para que todo termine de la mejor manera. ¿Has organizado este tipo de celebraciones? ¿Cómo ha sido tu experiencia? Coméntanos.

Fuente infografía