Alquilar un espacio para tu evento es una de las primeras decisiones que tomarás. Y condiciona casi todo lo demás: la fecha, el presupuesto, el formato y, sobre todo, el catering. Muchos organizadores lo descubren tarde. Reservan un lugar precioso y luego se enteran de que obliga a contratar su propio catering.

En Catering y Cócteles no alquilamos espacios. Nos dedicamos al catering y a la coctelería. Pero hemos servido eventos en lugares muy distintos de Madrid y alrededores. Por eso sabemos qué conviene revisar antes de firmar. Esta guía reúne las dos cosas: cómo elegir el espacio y qué preguntar sobre el catering.

¿Qué considerar antes de buscar un espacio?

No es lo mismo un evento corporativo que una boda, un bautizo o una convención. Cada uno tiene objetivos y necesidades distintos. Por eso conviene aclarar algunos puntos antes de visitar ningún lugar.

• Quiénes son tus invitados. Importa el número, pero también el perfil. Un grupo de directivos espera algo distinto a un encuentro de networking.
• Qué quieres que pase. Una boda necesita pista de baile. Una conferencia necesita pantalla y buena acústica.
• La fecha y tu margen para moverla. En temporada alta los espacios suben de precio. Si puedes cambiar el día, tendrás más opciones.
• El formato de servicio. Un cóctel de pie y un banquete sentado necesitan espacios muy distintos.

Como referencia orientativa, un cóctel de pie necesita en torno a 1 m² por persona. Un banquete sentado suele necesitar entre 1,5 y 2 m². Confírmalo siempre con el espacio y con tu proveedor de catering.

Con todo esto, haz una lista. Incluye el número de invitados, el tipo de celebración, las actividades y los servicios. Será tu base para comparar espacios.

Cómo alquilar un espacio para tu evento: tipos de lugar y catering

Cada tipo de lugar tiene sus ventajas. Pero también tiene normas distintas sobre quién puede servir la comida y la bebida. Esto es lo que suele ocurrir en cada caso.

Hoteles y restaurantes

Son una opción cómoda para fiestas privadas, eventos corporativos y recepciones. Además, los hoteles permiten ofrecer alojamiento. Visita el salón con antelación y pregunta por sus dimensiones.

Con el catering, aquí viene el punto clave. Muchos exigen que contrates con ellos. Si quieres otro proveedor, pregúntalo antes de reservar.

Salones de banquetes

Son los más habituales para eventos familiares. Sirven para una recepción, una fiesta de compromiso o una boda pequeña. Comprueba qué servicios incluyen. Y averigua si puedes traer tu propio catering y decoración.

Centros de convención y de conferencias

Son espaciosos y suelen tener infraestructura audiovisual. Sirven para ferias, lanzamientos de producto, entregas de premios o convenciones. Algunos ofrecen alojamiento y otros no. Suelen tener normas propias para el catering, así que pregunta por ellas.

Centros de retiro y resorts

Son ideales cuando buscas privacidad o un ambiente relajado. Funcionan bien para encuentros de equipo, reconocimientos a empleados o reuniones informales. A menudo se encargan de toda la organización. Aun así, confirma si admiten un proveedor externo de catering.

Fincas y espacios de alquiler

Aquí está una de las mayores diferencias. Algunas fincas obligan a usar su catering. Otras permiten traer uno externo y dejan total libertad. Si te interesa esta segunda opción, filtra por ella desde el principio. Te ahorrará sorpresas y te dará más margen para personalizar el menú.

Para bodas grandes en este tipo de espacios, tenemos una guía de catering externo para bodas en finca o jardín.

Salas de empresa y oficinas

Para eventos pequeños, como un desayuno corporativo, la propia oficina puede bastar. Con grupos grandes suele convenir un espacio distinto, que puedas decorar y donde todos estén cómodos. Si organizas un evento de empresa, mira nuestro servicio de catering para empresas en Madrid.

Casa, jardín o terraza particular

Es la opción con más libertad. No hay horarios cerrados ni catering obligatorio. Eso sí, con grupos grandes hay que planificar bien la logística. Hace falta cocina de apoyo, personal suficiente y un plan por si llueve. Servimos este tipo de evento con frecuencia en Boadilla. También en el resto de la zona noroeste de Madrid.

Las preguntas sobre catering que debes hacer antes de reservar

Pide las respuestas por escrito, antes de pagar ninguna señal. Esta lista te servirá con cualquier espacio:

• ¿Tiene catering exclusivo, o permite uno externo? Es la pregunta más importante de todas.
• ¿Cobran algún canon por traer catering externo? Algunos espacios cobran una tasa de entrada o de descorche.
• ¿Hay cocina o zona de apoyo? Un banquete grande necesita un espacio de trabajo separado de los invitados.
• ¿Hay agua, electricidad y espacio para frío? Es imprescindible para mantener la comida en buenas condiciones.
• ¿Qué horarios hay para montar y desmontar? Muchos espacios limitan las horas de acceso.
• ¿Pueden entrar vehículos de carga? Facilita mucho la descarga de material.
• ¿Qué mobiliario y menaje incluye? Así sabes qué tiene que aportar el catering.
• ¿Qué normas hay sobre alcohol, música y ruido? Y hasta qué hora puede durar el evento.
• ¿Quién se encarga de la limpieza final? Puede cambiar el presupuesto total.

Más consejos para elegir el espacio ideal

Ubicación y aparcamiento

El lugar debe estar cerca de donde viven o trabajan los asistentes. Si no es posible, busca buen transporte público o aparcamiento. Muchos invitados querrán llegar por su cuenta. Si el espacio no tiene aparcamiento, puedes reservar plazas en uno cercano. También puedes organizar un transporte o contratar un servicio de aparcacoches.

Estilo del salón

El estilo del lugar transmite un mensaje. Debe encajar con lo que quieres comunicar. Además, el ambiente influye en cómo vivirán el evento los invitados.

Servicios y diseño del espacio

Pregunta qué servicios incluye: cocina, personal de limpieza, mesas, sillas o equipos audiovisuales. Esos detalles pueden cambiar mucho el presupuesto. Después, visita los espacios que te interesen y haz un plano. Decide dónde irán las mesas, la pista de baile y el buffet. Deja un metro entre los respaldos de las sillas. Y revisa la acústica, la iluminación y las columnas que puedan tapar la vista.

Si organizas el evento desde la empresa

Si lo gestionas desde RRHH, marketing o la agenda de dirección, tienes que justificar la elección. Estas tres costumbres te evitarán problemas:

• Consulta al catering antes de reservar el espacio. Así confirmas que es viable y evitas penalizaciones.
• Pide condiciones por escrito. Sobre todo las de exclusividad, canon y horarios.
• Compara siempre dos o tres opciones. Con presupuesto de espacio y de catering a la vez.

Preguntas frecuentes

¿Alquiláis espacios para eventos?

No. Nos especializamos en catering y coctelería. Pero te ayudamos a valorar si un espacio es adecuado para el catering que necesitas, antes de que reserves.

¿Podéis servir el catering en cualquier espacio?

Trabajamos en cualquier espacio que permita catering externo. Incluye fincas sin catering exclusivo, salas de empresa y domicilios particulares. Cuéntanos cuál es y te confirmamos si es viable.

¿Qué hago si el espacio obliga a usar su propio catering?

Tienes dos opciones. Puedes aceptar sus condiciones, o buscar otro espacio que permita traer un proveedor externo. Conviene decidirlo antes de pagar la reserva.

¿Cuándo debo contactar con el catering: antes o después de reservar el espacio?

Antes, si es posible. Así sabrás si hay cocina, accesos y horarios adecuados. Es la forma más segura de evitar sorpresas.

¿Ya has elegido espacio, o estás comparando varios? Cuéntanos cuál es y cuántos sois. Solicita presupuesto sin compromiso. Te diremos si el catering es viable y cómo lo montaríamos.

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